

一般職定型業務を見直し、
工夫して
作業効率や正確性を
改善する
一般職H.O.
PROFILE
法律学科卒、2020年入社。就職活動では長く働いていける職種として事務職を志望し、働きやすい環境の整ったトヨタL&F千葉を選択。入社後は車両業務部業務課にて、各種報告書の作成など、営業活動をサポートする事務に携わる。
※インタビュー内容、役職、所属は取材当時のものです。
就職活動では業界問わず事務で働ける会社を探していました。事務を志望したのは、幅広く通用するスキルが身につき、体力的にも長く働ける職種だと考えたからです。最終的に当社を選んだのは、トヨタという安定したバックグラウンドがあり、福利厚生や休日などの待遇も良かったから。腰を落ち着けて長く働ける環境だと思いました。
また、「会社の繁栄と個人生活の向上は共にある」という経営理念にも惹かれました。会社の繁栄と個人生活の向上はどちらが欠けても成り立ちません。社員の観点からすると、仕事もプライベートも大切であるということだと思います。こうした考え方の会社であれば、メリハリをつけていきいきと仕事ができるのではないかと感じました。

後工程の作業にも配慮しながら、スケジュール管理を徹底
業務では主に営業実績関連の報告書を作成しています。例えば、顧客の倉庫内における当社フォークリフトのシェアの変動や、営業が製品のデモを行なった際の顧客からの評価などをまとめ、メーカーに報告します。報告書の作成以外では、フォークリフトの納車手配や営業のインセンティブ制度の運用に関わる業務なども行なっています。
心がけているのはきめ細やかなスケジュール管理です。仕事は自分一人で完結するものではありません。報告書についてもほかの人に確認してもらう工程があり、報告書の作成が遅れれば、後工程の人の作業が滞ってしまいます。ですから、やるべきタスクに優先順位をつけ、後工程に支障をきたさないようスケジュール管理を徹底しています。


仕事の組み立て方で業務効率を追求できる点に面白さがある
仕事は単に素早く処理すれば良いわけではありません。処理速度が早くても、ミスがあれば修正に時間がかかってしまいます。ですから、時間をかけるべきところはじっくり取り組むことも大事。そのほうが結果的に早く仕事を終えられ、効率的です。定型業務ではありますが、やり方次第で効率化できるところに面白さを感じています。
また、事務作業のなかでも急遽やらなければいけない仕事が出てくるなど、イレギュラーな状況も発生するため、臨機応変な対応が求められます。予定していた仕事以外にもやるべきことがどんどん出てくるので、「何を優先すべきか」を逐一判断することが大切。そのような判断力のある方には向いている仕事といえるでしょう。

さらなる効率化とミス削減の追求が今後の目標
私が当社に入ったのは、腰を落ち着けて長く働ける環境を魅力に感じたからです。実際、有休が取りやすいなど、プライベートを充実させながら働けます。私も有休を使ってよく友人たちと遊びに出かけています。上司からは「もっと休みを取っていいよ」といわれており、「有休を取るのが気まずい」といったことはありません。
今後の目標はスケジュール管理をさらに徹底し、より効率的に作業できるようにすること。イレギュラーな業務が入ると、作業時間が予定より長引いてしまったりもするので、そこまで見越して段取りできるようにしていきたい。ミスをゼロに近づけることも課題なので、試行錯誤しながらブラッシュアップしていきたいと思います。
ある一日のスケジュール

- 8:50
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出社
メール確認、書類整理を行い、1日の予定を立てる。
- 10:00
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午前
営業実績などのデータをPCに入力し、メーカーに報告する書類を作成。
- 12:30
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昼休み
コンビニで昼食を買い、会議室でランチ。
入社以来、昼食はおにぎり3つとスープを定番にしている。 - 13:30
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午後
郵便物を仕分けし、午前中同様、報告書関連の業務を行う。
営業からの納車日変更依頼に対応、運送会社へ連絡し、納車日時を調整する。 - 17:00
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夕方
きりの良いところまで各種書類作成を行い、翌日のToDoリストを作成。
- 18:00
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退社
友人と飲みに行き、帰宅後は動画を見たりゲームをしたりして過ごす。